মাইক্রোসফট এক্সেল টিপস: বাছাই করা ১০

Microsoft Excel কম-বেশি সবাই চেনেন- বিশ্বব্যাপী সবচেয়ে জনপ্রিয় সফটওয়্যার গুলোর ভিতর একটি হল Excel। এমন অফিস বোধহয় খুঁজে পাওয়া যাবে না যেখানে Excel দরকার হয় না। কিন্তু বেশিরভাগ মানুষই Excel এর অধিকাংশ ক্ষমতাই কাজে লাগাতে পারে না, প্রয়োজনীয় দক্ষতার অভাবে।

এই আর্টিকেলে Excel এর খুবই জরুরি এবং কার্যকরী কিছু টিপস এবং ট্রিক্স দেয়া হল, যা আপনার কাজকে অনেক সহজ এবং গতিশীল করবে। আপনি বিগিনার হোন, বা এডভান্সড ইউজার হোন- এই টিপস গুলো আপনার কাজে লাগবেই। 

তো চলুন, শিখে নেই Microsoft Excel এর গুরুত্বপূর্ণ ১০ টি ট্রিকস। 

1. Status Bar

যেকোন নিউমেরিক ডাটাসেট সিলেক্ট করে নিচের স্ট্যাটাস বারে খেয়াল করবেন। এখানে কাউন্ট, যোগফল (Sum) এবং গড় (Average) দেখতে পাবেন। দ্রুত কোন ডাটাসেটের ওভারভিউ পেতে এটা কাজে দেয়। এছাড়া এই পদ্ধতি ব্যবহার করে যেকোন কলামের রো সংখ্যাও বোঝা যায়।

নিচে দেখুন- 

2. Navigation Shortcut

একটা সেল থেকে আরেকটা সেলে যেতে CTRL এবং Arrow কী ব্যবহার করতে পারেন। এতে অনেক সময় বেঁচে যাবে। 

• CTRL + Right Arrow সবচেয়ে ডানের সেলে যেতে 
• CTRL + Down Arrow সবচেয়ে নিচের সেলে যেতে
• CTRL + Left Arrow সবচেয়ে বামের সেলে যেতে
• CTRL + Up Arrow সবচেয়ে উপরের সেলে যেতে

নিচে দেখুন- 

3. Data Range Selection Shortcut

কোন ডাটা রেঞ্জ সিলেক্ট করতে CTRL, Shift এবং Arrow কী ব্যবহার করতে পারেন। মাউস পয়েন্টার দিয়ে সিলেক্ট করার ঝামেলা এর থাকবে না। 

• CTRL + Shift + Right Arrow ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে ডানের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে।
• CTRL + Shift + Down Arrow ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে নিচের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে।
• CTRL + Shift + Left Arrow ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে বামের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে।
• CTRL + Shift + Up Arrow ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে উপরের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে।

নিচে দেখুন- 

4. Row and Column Selection Shortcut

পুরো কলাম সিলেক্ট করতে CTRL + Space ব্যবহার করতে পারেন। আর পুরো Row সিলেক্ট করতে ব্যবহার করুন Shift + Space.

নিচে দেখুন- 

5. Row and Column Insert Shortcut

কোন কলামের বামে নতুন কলাম যোগ করতে সেই কলাম সিলেক্ট করুন এবং CTRL + SHIFT + = প্রেস করুন। 

আর, যদি কোন Row এর উপর নতুন Row যোগ করতে চান, তবে সেই Row সিলেক্ট করে CTRL + SHIFT + = প্রেস করুন।

নিচে দেখুন- 

6. Cell Lock Shortcut – F4

Formula লেখার সময় প্রায়ই সেল লক করার দরকার হয়। ম্যনুয়ালি ডলার সাইন বসানো টা বেশ ঝামেলার। অনেক সময় আসল ফর্মুলা উলট পালট হয়ে যায়। এক্ষেত্রে F4 ব্যবহার করলে সেল লক করা খুবই সহজ হয়ে যায়। যেই সেল লক করবেন সেটা সিলেক্ট করে F4 প্রেস করলেই পুরো সেল লক হয়ে যাবে। এরপর আবার প্রেস করতে থাকে পর্যায়ক্রমে রো লক, কলাম লক হবে। যখন যেটা দরকার ব্যবহার করতে পারেন। 

নিচে দেখুন- 

7. Paste Special – Ctrl+Alt+V

ডাটা কপি পেস্ট করার জন্য এক্সেলের পেস্ট স্পেশাল অপশন হয়তো ব্যবহার করেছেন। ডাটা এর নির্দিষ্ট কোন প্রোপার্টি আরেক জায়গায় নিয়ে যেতে এটা কাজে দেয়। যেই সেলে বা রেঞ্জে পেস্ট করবেন, সেটা সিলেক্ট করে CTRL + ALT + V প্রেস করুন। তাহলে পেস্ট স্পেশালের বক্স ওপেন হবে এবং সেখান থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী ডাটা প্রোপার্টি সিলেক্ট করে নিতে পারবেন। 

নিচে দেখুন- 

8. Currency Shortcut – ctrl+shift+4($)

বার বার মেনু থেকে কারেন্সি ডাটা ফরম্যাট খুঁজে বের করা খুবই ঝামেলার, তাই না? এ সমস্যা দূর করতে আছে CTRL+SHIFT+4($)। যে সেল বা রেঞ্জের ডাটা ফরম্যাট চেঞ্জ করবেন সেটা সিলেক্ট করে CTRL+SHIFT+4($) প্রেস করুন, তাহলে ডাটা ফরম্যাট কারেন্সি হয়ে যাবে। 

নিচে দেখুন- 

9. Insert Current Date & Time

যেকোন সেলে বর্তমান তারিখ বসাতে প্রেস করুন “CTRL + ;” আর বর্তমান সময় বসাতে প্রেস করুন “CTRL + SHIFT + ;” 

আর যদি দুটোই একই সেলে বসাতে চান তাহলে  “CTRL + ;” দিয়ে আগে তারিখ বসান, তারপর স্পেস দিন, এরপর প্রেস করুন “CTRL + SHIFT + ;”।

তো, তারিখ ভুলে গেলেও আর সমস্যা নেই!!

নিচে দেখুন- 

10. Insert Sum – Alt+=

যেকোন ডাটা রেঞ্জের যোগফল পেতে সেই রেঞ্জ সিলেক্ট করুন। এরপর প্রেস করুন “ALT + =” । তাহলে ঠিক পরের সেলে যোগফল দেখতে পাবেন। এই শর্টকাট টি অসাধারণ কারন বার বার Sum ফাংশন বসিয়ে ডাটারেঞ্জ সিলেক্ট করতে হবে না। কাজের গতি অনেক বাড়িয়ে দেয় এই ফিচারটি। 

নিচে দেখুন- 

আশা করছি এই ১০টি টিপস আপনার প্রাত্যহিত এক্সেলের ব্যবহার আরও সাবলীল ও গতিশীল করে তুলবে!